A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma das obrigações acessórias mais importantes para muitas empresas brasileiras, especialmente aquelas que mantêm uma escrituração contábil completa. Ela integra o SPED e tem como principal função substituir os antigos livros em papel por registros digitais seguros e padronizados.

Com o prazo de entrega da ECD referente ao ano-calendário de 2024 se encerrando em 30 de junho de 2025, é essencial que empresários e contadores estejam alinhados desde já. Preparar com antecedência evita correrias de última hora e garante que a escrituração seja entregue corretamente.

📘 ECD: O que é e qual sua função?

A ECD foi criada para digitalizar e unificar o envio dos livros contábeis, permitindo à Receita Federal um acompanhamento mais preciso da movimentação financeira e contábil das empresas.

Na prática, a ECD reúne todos os registros da contabilidade societária em um único arquivo digital, que deve ser assinado eletronicamente e transmitido via SPED. Com isso, o Fisco consegue validar os dados com mais agilidade e identificar possíveis inconsistências.

Esse processo substitui, por exemplo, a apresentação física de livros como o Diário, o Razão e as Demonstrações Contábeis, tornando o controle fiscal mais moderno e eficiente.

👥 Quem está obrigado a entregar a ECD em 2025?

O envio da ECD não é obrigatório para todas as empresas, mas muitas estão enquadradas nas regras da Receita Federal. Entender se a sua empresa está entre elas é o primeiro passo.

Devem entregar a ECD:

• Empresas do Lucro Real (obrigatório);
• Empresas do Lucro Presumido que distribuíram lucros sem contabilidade regular;
• Entidades imunes e isentas obrigadas à EFD-Contribuições;
• Empresas que optam voluntariamente por manter escrituração contábil regular.

A obrigatoriedade está diretamente relacionada à forma de apuração do lucro e à necessidade de comprovar a origem dos valores distribuídos aos sócios. Mesmo aquelas que não são obrigadas por lei podem precisar apresentar a ECD em auditorias ou em processos de financiamento, por exemplo.

📆 Prazo final: 30 de junho de 2025

A Receita Federal estabelece um prazo nacional para a entrega da ECD: até o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário. Em 2025, esse prazo será no dia 30 de junho.

Embora pareça distante, esse prazo exige atenção. A ECD precisa ser gerada, validada, assinada e enviada com tempo hábil para evitar erros técnicos ou inconsistências que impeçam o envio.

Além disso, é comum que o sistema da Receita apresente lentidão nos dias próximos ao vencimento, o que reforça a importância de se antecipar.

🚫 E se a ECD não for entregue no prazo?

Empresas que deixam de enviar a ECD dentro do prazo ou cometem erros na transmissão ficam sujeitas a penalidades previstas na legislação fiscal. As principais consequências incluem:

• Multas automáticas por atraso, que podem chegar a R$ 1.500,00 por mês para empresas jurídicas;
• Impossibilidade de distribuir lucros de forma isenta, em muitos casos;
• Impedimentos na emissão de certidões negativas, o que pode afetar financiamentos e licitações;
• Fiscalizações e autuações, especialmente se a omissão for recorrente.

Esses impactos podem comprometer diretamente a saúde financeira e a reputação da empresa. Por isso, a entrega da ECD deve ser tratada com o mesmo nível de prioridade que qualquer outra obrigação tributária relevante.

🔧 Como garantir a entrega correta da ECD?

Garantir o envio correto da ECD envolve uma série de etapas, que precisam ser seguidas com organização e responsabilidade. Não se trata apenas de gerar o arquivo — é necessário validar todas as informações antes do envio.

Veja as principais recomendações:

• Organize os documentos contábeis de 2024 com antecedência, evitando retrabalho;
• Concilie todas as contas para garantir a consistência dos lançamentos;
• Assine o arquivo com certificado digital válido, tanto da empresa quanto do contador responsável;
• Use o PVA do SPED para validar e transmitir o arquivo, evitando erros de estrutura e conteúdo;
• Guarde os recibos e arquivos enviados, criando um histórico contábil seguro e rastreável.

Além disso, é importante manter o contador da empresa envolvido em todas as etapas do processo. Ele será o profissional responsável por organizar a escrituração e garantir que tudo esteja em conformidade com as normas da Receita Federal.

✅ Conclusão

A entrega da ECD não deve ser tratada como uma simples formalidade. Ela representa a transparência e a regularidade da empresa diante do Fisco e de outros órgãos reguladores.

Com o prazo se aproximando, o ideal é iniciar o planejamento desde já. A organização antecipada reduz riscos, evita penalidades e traz mais segurança para a gestão contábil.

Se você precisa de suporte para preparar a ECD ou quer entender melhor se sua empresa está obrigada a entregá-la, entre em contato com a nossa equipe. Estamos prontos para orientar você em cada etapa desse processo, com seriedade e agilidade.